Cliente: Caçula
Situação: O cliente enfrentava desafios na gestão de documentos de novos funcionários durante épocas de pico, como o período de contratações para o Natal. O processo de recebimento, validação e armazenamento manual de documentos era demorado, sujeito a erros e ineficiente, gerando gargalos operacionais e atrasos na admissão dos colaboradores.
Solução: Desenvolvemos uma solução integrada ao sistema RM (software de gestão de RH) que automatizou o processo de admissão digital, otimizando a captação e validação de documentos de candidatos.
O fluxo inicia com o RH selecionando os candidatos e gerando automaticamente a lista de documentos necessários para a admissão. A partir daí, o sistema envia um e-mail aos candidatos, solicitando o envio dos documentos. Os candidatos podem acessar a plataforma, via computador ou celular, e fazer o upload dos documentos diretamente no sistema.
Assim que os documentos são enviados, eles são transferidos de forma segura para o servidor interno da empresa, onde passam por um processo de leitura OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e validação automática. Caso algum documento não seja validado, o candidato é notificado e solicitado a reenviar o arquivo até que seja aceito ou o limite de tentativas definido pelo RH seja atingido.
Ao final do processo, a equipe de RH tem acesso ao portal onde pode aprovar, corrigir ou reprovar a documentação enviada. Todos os dados coletados são automaticamente integrados ao sistema RM, evitando a necessidade de trabalho manual e reduzindo significativamente o tempo de processamento.
Resultados e Benefícios:
- Redução drástica no tempo de processamento e validação de documentos, especialmente em períodos de alta demanda;
- Adequação ao LGPD;
- Eliminação de papel;
- Maior segurança e precisão no armazenamento de documentos;
- Agilidade na busca de documentos;
- Automatização completa da integração com o sistema RM, eliminando atividades manuais repetitivas;
- Melhor experiência para o candidato, que pode enviar documentos de forma ágil e prática, diretamente de seu celular ou computador.
Expansão do Projeto: Posteriormente, novas funcionalidades foram incorporadas à solução, como a gestão de tamanhos de uniformes, controle de despesas com transporte e inclusão de documentos adicionais pelo RH após o processo de admissão. Essas melhorias ampliaram ainda mais a eficiência e a capacidade de gestão do processo de admissão digital, tornando-o ainda mais completo e alinhado às necessidades do cliente.
