Cliente: APSA
Situação: A empresa enfrentava grandes desafios no recebimento e processamento de contas a pagar e documentos enviados pelos síndicos. Em alguns casos, havia síndicos responsáveis por um único condomínio, enquanto outros gerenciavam múltiplos empreendimentos. A falta de padronização no envio de documentos resultava em duplicações frequentes, o que gerava pagamentos em duplicidade e dificultava a gestão e o armazenamento adequado de informações financeiras.
Solução: Para resolver esses problemas, desenvolvemos uma interface que unificou o processo de entrada de documentos dos síndicos, independentemente da quantidade de condomínios que eles gerenciavam. A solução digital integrou-se a um sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que identifica automaticamente boletos duplicados e evita pagamentos repetidos.
Além disso, a plataforma foi conectada ao sistema financeiro, permitindo a quitação automática dos títulos aprovados. O sistema oferece acompanhamento online em tempo real, garantindo que tanto a empresa gestora quanto os síndicos tenham total visibilidade sobre o status das contas e documentos em trânsito.
Toda a documentação é armazenada em um ambiente seguro, garantindo conformidade com legislações vigentes e permitindo acesso rápido e eficiente aos arquivos. Isso facilita o gerenciamento contínuo por parte da empresa e dos síndicos, melhorando a organização e a eficiência no processamento de contas.
Resultados e Benefícios:
- Eliminação de pagamentos em duplicidade graças à unificação da plataforma e integração com o sistema de OCR;
- Centralização e unificação do processo de recebimento de documentos dos síndicos, independentemente do número de condomínios gerenciados;
- Automação do processo de quitação de títulos, reduzindo a intervenção manual e acelerando o fluxo financeiro;
- Acompanhamento online em tempo real, garantindo maior transparência e controle;
- Armazenamento seguro de toda a documentação, com acesso facilitado para as partes envolvidas.
Com a implementação dessa solução, a empresa gestora de condomínios alcançou um nível superior de eficiência, garantindo maior controle e organização dos documentos, evitando erros e duplicações, e oferecendo uma experiência mais ágil e confiável tanto para os gestores quanto para os síndicos.
