Cliente: Caçula
Situação: O processo de solicitação de adiantamento e reembolso de despesas dos funcionários era lento e ineficiente, impactando diretamente a operação. Com uma grande quantidade de solicitações envolvendo toda a cadeia de lojas e terceirizados, muitas vezes os prazos eram perdidos, resultando em atrasos no reembolso e dificuldades no acompanhamento das solicitações.
Solução: Para resolver essa questão, foi desenvolvido um sistema online de gestão de adiantamento e reembolso de despesas. A solução permite que os funcionários façam solicitações diretamente na plataforma, que já captura automaticamente todas as informações necessárias, como dados do colaborador, tipo e características da despesa, valor solicitado e comprovantes.
O sistema foi desenhado para submeter as solicitações aos fluxos de aprovação adequados, com base em critérios pré-definidos, como limites de valor, origem e tipo de despesa. A aprovação ocorre de forma automática e inteligente, garantindo que os direcionamentos necessários sejam feitos de maneira precisa.
O comprovantes são armazenados de forma segura e adequada à LGPD (Lei geral de Proteção de Dados), garantindo a rastreabilidade de todo o processo.
Após a aprovação, o sistema integra-se diretamente ao sistema financeiro da empresa, permitindo que todo o processo ocorra de forma ágil e sem a necessidade de intervenções manuais. Cada etapa do processo possui controle de SLA (Acordo de Nível de Serviço), garantindo que os prazos sejam cumpridos e que as solicitações sejam tratadas com a devida rapidez.
Além disso, a solução integra de maneira eficiente os diferentes departamentos envolvidos no processo, como financeiro, RH e a gerência de lojas, permitindo uma visibilidade completa e colaborativa em todas as fases da operação.
Resultados e Benefícios:
- Aceleração significativa do processo de solicitação e reembolso de despesas, com maior agilidade em cada fase;
- Automação completa do fluxo de aprovações, eliminando retrabalhos e atrasos;
- Documentos e comprovantes disponíveis online;
- Integração direta com o sistema financeiro, otimizando o processamento e controle dos pagamentos;
- Garantia de cumprimento de prazos com a implementação de controles de SLA;
- Melhor visibilidade e integração entre departamentos, permitindo uma colaboração mais eficiente;
- Visibilidade instantânea dos processos em andamento pela diretoria.
Essa solução trouxe não só um aumento na eficiência operacional, mas também uma experiência mais transparente e rápida para os colaboradores da Caçula, contribuindo para a melhoria dos processos internos e da satisfação geral com o sistema de reembolso.
