Case: eCAC

Cliente: Profile Gestão de Documentos

Situação: O escritório de contabilidade enfrentava a necessidade de otimizar o processo de recebimento de documentação dos clientes, reduzindo a dependência de papel e acelerando o envio e armazenamento de arquivos essenciais para os processos contábeis em andamento. O uso excessivo de papel gerava lentidão no fluxo de trabalho e dificultava a organização eficiente dos documentos, além de representar riscos em termos de armazenamento e segurança.

Solução: Foi desenvolvido um sistema que permitiu a digitalização e gestão dos documentos dos clientes de maneira totalmente segura e eficiente. A solução inclui uma área restrita onde os clientes podem enviar os arquivos digitalizados, acessando o sistema de forma segura por meio de seu CNPJ.

Os arquivos recebidos são analisados automaticamente pela plataforma, que identifica possíveis irregularidades. Em caso de problemas, o sistema notifica o cliente solicitando o reenvio dos documentos corretos, garantindo que todos os arquivos estejam conformes antes de avançar nos processos.

Uma vez aprovados, os documentos são organizados em uma biblioteca digital, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Essa biblioteca centraliza todos os arquivos relacionados a processos contábeis em andamento ou já finalizados, permitindo o acesso rápido e seguro tanto para o escritório quanto para os clientes.

Resultados e Benefícios:

  • Redução drástica do uso de papel, promovendo a sustentabilidade e agilidade nos processos contábeis;
  • Recebimento digitalizado e seguro de documentos, acessado por meio de CNPJ, garantindo a proteção das informações;
  • Validação dos arquivos enviados, com notificações imediatas para correções, otimizando o fluxo de trabalho;
  • Armazenamento seguro e centralizado dos documentos, com acesso disponível 24/7;
  • Maior organização e eficiência no gerenciamento de processos contábeis, permitindo fácil acesso a todos os documentos relacionados.

Essa solução permitiu ao escritório de contabilidade modernizar suas operações, tornando o processo de recebimento e gerenciamento de documentos muito mais eficiente e seguro, além de proporcionar uma experiência mais fluida e conveniente para seus clientes.

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Case: Pagamentos de Condomínio

Cliente: APSA

Situação: A empresa enfrentava grandes desafios no recebimento e processamento de contas a pagar e documentos enviados pelos síndicos. Em alguns casos, havia síndicos responsáveis por um único condomínio, enquanto outros gerenciavam múltiplos empreendimentos. A falta de padronização no envio de documentos resultava em duplicações frequentes, o que gerava pagamentos em duplicidade e dificultava a gestão e o armazenamento adequado de informações financeiras.

Solução: Para resolver esses problemas, desenvolvemos uma interface que unificou o processo de entrada de documentos dos síndicos, independentemente da quantidade de condomínios que eles gerenciavam. A solução digital integrou-se a um sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que identifica automaticamente boletos duplicados e evita pagamentos repetidos.

Além disso, a plataforma foi conectada ao sistema financeiro, permitindo a quitação automática dos títulos aprovados. O sistema oferece acompanhamento online em tempo real, garantindo que tanto a empresa gestora quanto os síndicos tenham total visibilidade sobre o status das contas e documentos em trânsito.

Toda a documentação é armazenada em um ambiente seguro, garantindo conformidade com legislações vigentes e permitindo acesso rápido e eficiente aos arquivos. Isso facilita o gerenciamento contínuo por parte da empresa e dos síndicos, melhorando a organização e a eficiência no processamento de contas.

Resultados e Benefícios:

  • Eliminação de pagamentos em duplicidade graças à unificação da plataforma e integração com o sistema de OCR;
  • Centralização e unificação do processo de recebimento de documentos dos síndicos, independentemente do número de condomínios gerenciados;
  • Automação do processo de quitação de títulos, reduzindo a intervenção manual e acelerando o fluxo financeiro;
  • Acompanhamento online em tempo real, garantindo maior transparência e controle;
  • Armazenamento seguro de toda a documentação, com acesso facilitado para as partes envolvidas.

Com a implementação dessa solução, a empresa gestora de condomínios alcançou um nível superior de eficiência, garantindo maior controle e organização dos documentos, evitando erros e duplicações, e oferecendo uma experiência mais ágil e confiável tanto para os gestores quanto para os síndicos.

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Case: Reembolso de Despesas

Cliente: Caçula

Situação: O processo de solicitação de adiantamento e reembolso de despesas dos funcionários era lento e ineficiente, impactando diretamente a operação. Com uma grande quantidade de solicitações envolvendo toda a cadeia de lojas e terceirizados, muitas vezes os prazos eram perdidos, resultando em atrasos no reembolso e dificuldades no acompanhamento das solicitações.

Solução: Para resolver essa questão, foi desenvolvido um sistema online de gestão de adiantamento e reembolso de despesas. A solução permite que os funcionários façam solicitações diretamente na plataforma, que já captura automaticamente todas as informações necessárias, como dados do colaborador, tipo e características da despesa,  valor solicitado e comprovantes.

O sistema foi desenhado para submeter as solicitações aos fluxos de aprovação adequados, com base em critérios pré-definidos, como limites de valor, origem e tipo de despesa. A aprovação ocorre de forma automática e inteligente, garantindo que os direcionamentos necessários sejam feitos de maneira precisa.

O comprovantes são armazenados de forma segura e adequada à LGPD (Lei geral de Proteção de Dados), garantindo a rastreabilidade de todo o processo.

Após a aprovação, o sistema integra-se diretamente ao sistema financeiro da empresa, permitindo que todo o processo ocorra de forma ágil e sem a necessidade de intervenções manuais. Cada etapa do processo possui controle de SLA (Acordo de Nível de Serviço), garantindo que os prazos sejam cumpridos e que as solicitações sejam tratadas com a devida rapidez.

Além disso, a solução integra de maneira eficiente os diferentes departamentos envolvidos no processo, como financeiro, RH e a gerência de lojas, permitindo uma visibilidade completa e colaborativa em todas as fases da operação.

Resultados e Benefícios:

  • Aceleração significativa do processo de solicitação e reembolso de despesas, com maior agilidade em cada fase;
  • Automação completa do fluxo de aprovações, eliminando retrabalhos e atrasos;
  • Documentos e comprovantes disponíveis online;
  • Integração direta com o sistema financeiro, otimizando o processamento e controle dos pagamentos;
  • Garantia de cumprimento de prazos com a implementação de controles de SLA;
  • Melhor visibilidade e integração entre departamentos, permitindo uma colaboração mais eficiente;
  • Visibilidade instantânea dos processos em andamento pela diretoria.

Essa solução trouxe não só um aumento na eficiência operacional, mas também uma experiência mais transparente e rápida para os colaboradores da Caçula, contribuindo para a melhoria dos processos internos e da satisfação geral com o sistema de reembolso.

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Case: Onboarding

Cliente: Goal, Yaaleh

Situação: A empresa enfrentava dificuldades no controle e gestão de documentos financeiros recebidos dos clientes. Os documentos eram enviados de maneira dispersa e desorganizada por diferentes canais, como e-mail, WhatsApp e até pessoalmente. Além disso, muitos clientes enviavam os documentos de forma fracionada, com intervalos de dias ou semanas entre o envio de cada arquivo. Esse processo desorganizado dificultava o controle sobre o que já havia sido recebido e o que ainda faltava, resultando em atrasos na admissão dos clientes e impactando diretamente o fluxo de trabalho da empresa.

Solução: Para resolver esses desafios, desenvolvemos uma solução digital que padroniza e centraliza o envio de documentos financeiros pelos clientes. A solução inclui uma lista de documentos pré-formatada, que permite que os clientes façam o upload dos arquivos diretamente no sistema, a partir de seus próprios escritórios.

O sistema gerencia automaticamente os prazos de entrega e envia lembretes em caso de atraso, notificando tanto o cliente quanto o gestor responsável. Com isso, o acompanhamento do processo é feito de maneira passiva, uma vez que o sistema realiza as cobranças e alertas automaticamente.

Além disso, os documentos são armazenados de forma segura e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), garantindo a proteção e privacidade das informações dos clientes.

Resultados e Benefícios:

  • Centralização e padronização do envio de documentos, eliminando a dispersão de informações por diferentes canais;
  • Maior controle sobre prazos de entrega, com alertas automáticos em casos de atraso;
  • Redução significativa de erros e retrabalho por parte da equipe administrativa;
  • Melhora na organização e no fluxo de admissão de clientes, reduzindo atrasos e acelerando o processo;
  • Armazenamento seguro e em conformidade com a legislação vigente, garantindo a proteção de dados dos clientes.

Essa solução permitiu à empresa gerenciar o recebimento de documentos de forma mais eficiente, melhorando o fluxo de trabalho e proporcionando uma experiência mais ágil e organizada tanto para a equipe interna quanto para os clientes.

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Case: Admissão Digital

Cliente: Caçula

Situação: O cliente enfrentava desafios na gestão de documentos de novos funcionários durante épocas de pico, como o período de contratações para o Natal. O processo de recebimento, validação e armazenamento manual de documentos era demorado, sujeito a erros e ineficiente, gerando gargalos operacionais e atrasos na admissão dos colaboradores.

Solução: Desenvolvemos uma solução integrada ao sistema RM (software de gestão de RH) que automatizou o processo de admissão digital, otimizando a captação e validação de documentos de candidatos.

O fluxo inicia com o RH selecionando os candidatos e gerando automaticamente a lista de documentos necessários para a admissão. A partir daí, o sistema envia um e-mail aos candidatos, solicitando o envio dos documentos. Os candidatos podem acessar a plataforma, via computador ou celular, e fazer o upload dos documentos diretamente no sistema.

Assim que os documentos são enviados, eles são transferidos de forma segura para o servidor interno da empresa, onde passam por um processo de leitura OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e validação automática. Caso algum documento não seja validado, o candidato é notificado e solicitado a reenviar o arquivo até que seja aceito ou o limite de tentativas definido pelo RH seja atingido.

Ao final do processo, a equipe de RH tem acesso ao portal onde pode aprovar, corrigir ou reprovar a documentação enviada. Todos os dados coletados são automaticamente integrados ao sistema RM, evitando a necessidade de trabalho manual e reduzindo significativamente o tempo de processamento.

Resultados e Benefícios:

  • Redução drástica no tempo de processamento e validação de documentos, especialmente em períodos de alta demanda;
  • Adequação ao LGPD;
  • Eliminação de papel;
  • Maior segurança e precisão no armazenamento de documentos;
  • Agilidade na busca de documentos;
  • Automatização completa da integração com o sistema RM, eliminando atividades manuais repetitivas;
  • Melhor experiência para o candidato, que pode enviar documentos de forma ágil e prática, diretamente de seu celular ou computador.

Expansão do Projeto: Posteriormente, novas funcionalidades foram incorporadas à solução, como a gestão de tamanhos de uniformes, controle de despesas com transporte e inclusão de documentos adicionais pelo RH após o processo de admissão. Essas melhorias ampliaram ainda mais a eficiência e a capacidade de gestão do processo de admissão digital, tornando-o ainda mais completo e alinhado às necessidades do cliente.

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